Protección de Datos para Centros de Formación y Academias

Cumple con el RGPD y la LOPD

¿Tienes una academia o centro de formación? Entonces también estás obligado a proteger los datos que manejas

Cuando gestionas inscripciones, listas de asistencia o envías comunicaciones a alumnos o familias, estás tratando datos personales. Y si además trabajas con menores, los requisitos son aún más estrictos.

Cumplir con el RGPD es obligatorio, pero puede ser mucho más fácil de lo que parece.

Problemas comunes con la protección de datos en academias y centros de formación

La formación mueve muchísimos datos, pero no siempre se tratan con el cuidado que exige la ley. ¿Te suenan algunos de estos errores?

Formularios de inscripción sin información legal ni recogida de consentimiento.
Correos masivos a alumnos sin copia oculta (CC en lugar de CCO).
Fotografías de clases, actividades o redes sociales sin autorización previa.
Datos de salud, discapacidad o necesidades especiales mal gestionados.
Falta de protocolos de seguridad para ordenadores compartidos, listas en papel o dispositivos móviles.
Ausencia de un registro formal de tratamientos de datos.
Empleados o formadores que no han recibido instrucciones claras sobre el uso de la información personal.

Si trabajas con menores, la normativa exige el doble de cuidado. Además, hay otra ley que te afecta directamente: la LOPIVI (Ley de Protección Integral a la Infancia y la Adolescencia frente a la Violencia). Si aún no te suena, fórmate cuanto antes en curso especializado para centros educativos y formativos.

¿Qué exige el RGPD en el caso de una academia o centro de formación?

Como centro de formación o academia, estás obligado a:

Informar claramente a tus alumnos (y/o sus padres) de cómo vas a tratar sus datos.
Recoger el consentimiento cuando sea necesario (especialmente para fotos, publicaciones, actividades, etc.).
Disponer de cláusulas legales para matrículas, formularios online y comunicaciones.
Gestionar correctamente los datos sensibles si tratas información sobre salud, diversidad funcional o adaptación curricular.
Formar al personal sobre el uso correcto de la información personal.
Implementar medidas de seguridad para evitar accesos no autorizados, pérdida de datos o filtraciones.
Llevar un Registro de Actividades de Tratamiento actualizado.
Facilitar el ejercicio de derechos (acceso, rectificación, oposición, etc.) a cualquier alumno o tutor.

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